Je boekhouding is je bedrijf in cijfers: je omzet, je klanten, je bankrekening, je burgerservicenummer op de aangifte. Logisch dat je wilt weten waar die gegevens staan en wie erbij kan. Het goede nieuws: online boekhouden is goed veilig te regelen. Het minder goede nieuws: het grootste risico zit meestal niet in de software, maar in een slimme nepmail.
Het korte antwoord
Online boekhouden is veilig als drie dingen kloppen: je pakket en je bank zijn goed beveiligd, jij herkent oplichting, en je boekhouder (mens of AI) kan niet meer dan nodig is. Vooral dat laatste vergeten mensen. Een boekhouder hoeft geen geld te kunnen overmaken om je boekhouding te doen.
Waar zitten de echte risico's?
- Phishing. Mails en sms'jes die lijken te komen van de Belastingdienst, je bank of je boekhoudpakket, met een link naar een nagemaakte inlogpagina.
- Factuurfraude. Een "leverancier" mailt dat zijn rekeningnummer is gewijzigd. De factuur ziet er echt uit, het geld gaat naar een oplichter.
- Zwakke of hergebruikte wachtwoorden. Lekt één wachtwoord ergens uit, dan proberen criminelen het overal.
- Te veel toegang. Een oud-medewerker of oude boekhouder die nog steeds kan inloggen. Of een koppeling die meer mag dan nodig is.
- Losse bestanden. Pdf's met bankafschriften in je mail, op een usb-stick of in een gedeelde map zonder wachtwoord.
Wat je zelf doet: 7 gewoontes
- Zet tweestapsverificatie aan op je bank, je boekhoudpakket en je mail. Dat is de grootste stap die je in vijf minuten kunt zetten.
- Gebruik een wachtwoordmanager en voor elke dienst een ander wachtwoord.
- Klik niet op links in betaalverzoeken. Ga zelf naar de website of app van de Belastingdienst of je bank. De Belastingdienst vraagt je nooit via sms of WhatsApp om iets te betalen of je inloggegevens te geven.
- Bel bij een gewijzigd rekeningnummer. Krijg je een factuur met een nieuw IBAN? Bel de leverancier op het nummer dat je al kende, niet op het nummer in de mail.
- Ruim toegang op. Gaat iemand weg, of stap je over naar een andere boekhouder? Haal die toegang dezelfde dag weg.
- Stuur stukken via je pakket of portaal, niet als losse bijlage naar een privémailadres.
- Bewaar je administratie, maar wel veilig. De fiscale bewaarplicht is meestal 7 jaar (10 jaar voor onroerend goed). Een online pakket bewaart dat voor je, op één plek.
Twijfel je over een mail of factuur?
Vraag het Fenna. Ze kijkt met je mee of iets klopt. Je gesprek wordt niet opgeslagen.
5 vragen om je boekhouder te stellen
Of je nu bij ons zit of ergens anders: dit mag je gewoon vragen.
- Waar staat mijn administratie? In welk pakket, en wie heeft toegang?
- Wat kan jullie systeem allemaal? Kan iemand (of een AI) geld overmaken, iets verwijderen of zelf iets indienen?
- Hoe log ik in? Met welk soort beveiliging?
- Wat bewaren jullie van mijn gesprekken en mails? En hoe lang?
- Gebruiken jullie mijn gegevens voor iets anders? Bijvoorbeeld om AI te trainen of voor marketing?
Hoe Boekhoudlive het regelt
Bij ons werkt Fenna, onze AI-boekhouder, samen met je vaste boekhouder. Dat roept vragen op, dus we zijn er graag concreet over.
- Fenna kan geen geld overmaken. Ze werkt in je boekhouding, niet in je bank. Ze kan niets betalen, niets overmaken en niets uit je administratie verwijderen. Ze dient ook nooit zelf een aangifte in.
- Er kijkt altijd een mens mee. Je boekhouder controleert wat telt. Een aangifte gaat pas de deur uit na controle én jouw akkoord.
- Inloggen zonder wachtwoord. In het klantportaal log je in met een persoonlijke inloglink die naar je eigen mailadres gaat. Er is dus geen wachtwoord dat kan uitlekken of geraden worden.
- Gesprekken worden niet bewaard. Wat je op de website aan Fenna vraagt, slaan we niet op. Alleen als je zelf een aanvraag invult, ontvangen we je gegevens. Dat is jouw keuze.
- Niet gebruikt om AI te trainen. Je administratie en je vragen worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
- Je administratie staat in Moneybird. Je boekhouding staat in een aparte Moneybird-administratie voor jouw bedrijf, niet in een los systeem van ons. De koppeling daarmee staat afgeschermd op onze server, nooit in je browser. Alles loopt over een versleutelde verbinding.
Eigen beveiliging. Bovenop deze basis bouwen we aan een eigen beveiligingslaag voor Fenna en het klantportaal. Zodra die er is, lees je hier precies wat die doet. Hoe we met persoonsgegevens omgaan, staat in onze privacyverklaring.
Veelgestelde vragen
Is online boekhouden veilig?
Ja, als het goed geregeld is. Een online boekhoudpakket met tweestapsverificatie en een versleutelde verbinding is meestal veiliger dan een map met papieren of losse bestanden op je laptop. Het grootste risico zit vaak niet in de software, maar in phishing en nepfacturen.
Kan AI zomaar geld overmaken vanaf mijn rekening?
Bij Boekhoudlive niet. Fenna werkt in je boekhouding, niet in je bank. Ze kan niets betalen, niets overmaken en niets uit je administratie verwijderen.
Worden mijn gesprekken met Fenna opgeslagen?
Nee. Wat je op de website aan Fenna vraagt, slaan we niet op. Alleen als je zelf een aanvraag invult, ontvangen we de gegevens die je daar achterlaat.
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
De fiscale bewaarplicht is in de meeste gevallen 7 jaar. Voor gegevens over onroerend goed geldt 10 jaar.