Hoe wij omgaan met jouw gegevens

1. Wie zijn wij

Boekhoudlive is een handelsnaam van Triban Online Group V.O.F., gevestigd aan Villafloraweg 1, 5928 SZ Venlo (bezoekadres op afspraak: Weena 690, 3012 CN Rotterdam). Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93458649. We helpen ondernemers met online boekhouden, aangiftes, BV oprichten en fiscaal advies — met live ondersteuning van een boekhouder.

Voor vragen over privacy bereik je ons via privacy@boekhoudlive.nl of telefonisch op +31 85-130 2183.

We zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we verwerken. Dat betekent dat we bepalen wat we ermee doen en jouw rechten respecteren volgens de AVG.

2. Welke gegevens we verzamelen

Als je klant bent

• Bedrijfsgegevens: handelsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, vestigingsadres, rechtsvorm
• Contactgegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres van de contactpersoon
• Financiële administratie: facturen, bonnen, bankafschriften, jaarrekeningen, aangiftes — alles wat nodig is om je boekhouding correct te voeren
• Identificatiegegevens: bij oprichting van een BV vragen we een kopie van je identiteitsbewijs (alleen voor de notaris en KvK)
• Burgerservicenummer (BSN): alleen als we voor jou een aangifte inkomstenbelasting doen, omdat dat wettelijk nodig is
• Accountgegevens: het e-mailadres waarmee je inlogt in het klantportaal
• Communicatie: wat je ons stuurt via WhatsApp, e-mail of telefoon, en de berichten met je boekhouder in je portaal
• Gesprekken met Fenna: die slaan we niet op. Om een antwoord te maken, wordt je bericht verwerkt door het AI-model van Anthropic. Wij bewaren daarna niets. Anthropic kan berichten volgens zijn eigen voorwaarden korte tijd bewaren, bijvoorbeeld om misbruik te voorkomen. Het gesprek staat alleen in je eigen browser en verdwijnt zodra je het tabblad sluit. Fenna vraagt nooit om persoonsgegevens.

Als je nog geen klant bent

• Aanvraagformulier: de gegevens die je zelf invult en verstuurt in onze aanvraag (naam, e-mail, telefoon, bedrijfsnaam, jouw situatie en wensen). Kom je via Fenna, dan staat daar ook de korte samenvatting die zij voor je klaarzette. Die zie je voordat je verstuurt.
• Communicatie: je gesprekken met onze adviseurs (gesprekken met Fenna bewaren we niet)

Iedereen die de website bezoekt

• Technische gegevens: je IP-adres en browsergegevens. Die zijn nodig om de website te tonen (hosting via Netlify) en om de lettertypen te laden (Google Fonts)
• Lokale opslag in je browser: je cookie-keuze en, zolang je tabblad open is, je gesprek met Fenna. Dit staat alleen op je eigen apparaat

We gebruiken op dit moment geen analyse- of marketingcookies. Zie onze cookieverklaring voor het volledige overzicht.

3. Waarom we ze verzamelen

We verzamelen alleen wat nodig is om jou goed te helpen. Concreet:

• Om onze diensten uit te voeren — boekhouding, aangiftes, advies, oprichting
• Om met je te communiceren — telefoon, e-mail, chat, WhatsApp
• Om je administratie te verwerken in onze boekhoudsoftware (e-Boekhouden of Moneybird)
• Om aangiftes correct in te dienen bij de Belastingdienst en andere instanties
• Om aan onze wettelijke bewaarplicht te voldoen (fiscale bewaarplicht: 7 jaar)
• Om te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
• Om de website veilig en functioneel te houden

4. Op welke grondslag

De AVG eist dat we een geldige reden hebben om gegevens te verwerken. Onze grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst — voor alles wat met je boekhouding, aangiftes en advies te maken heeft
• Wettelijke verplichting — de fiscale bewaarplicht van 7 jaar (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen), aangifteverplichtingen en de Wwft
• Gerechtvaardigd belang — voor het beveiligen van onze systemen en het verbeteren van onze dienstverlening
• Toestemming — voor nieuwsbrieven, en voor analyse- of marketingcookies als we die in de toekomst gaan gebruiken. Je toestemming kun je altijd intrekken

5. Hoelang we ze bewaren

6. Wie we inschakelen (verwerkers)

Voor het draaiend houden van onze dienst werken we met de volgende partijen. Zij verwerken gegevens namens ons (verwerkers), en met hen hebben we afspraken die voldoen aan de AVG.

Voor doorgifte buiten de EU gebruiken we Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie als juridische basis.

Daarnaast komen je gegevens bij partijen die zelf verantwoordelijk zijn voor wat ze ermee doen:

• WhatsApp (Meta) — als je ons via WhatsApp benadert. Op berichten via WhatsApp is ook het privacybeleid van WhatsApp van toepassing.
• Google Fonts — de lettertypen van deze website worden geladen vanaf servers van Google. Daarbij ziet Google je IP-adres. Zie het privacybeleid van Google.
• LinkedIn — alleen als je in de cookiebanner toestemming geeft voor marketing. Dan laadt de LinkedIn Insight Tag, waarmee we meten welke LinkedIn-advertenties werken en advertenties kunnen tonen aan bezoekers van de site. Zie de cookieverklaring en het privacybeleid van LinkedIn.
• Google Ads — ook alleen met jouw toestemming voor marketing. Dan laadt de Google Ads-tag, waarmee we meten welke Google-advertenties tot een aanvraag of aanmelding leiden. Zie de cookieverklaring en het privacybeleid van Google.
• Notaris, KvK en Belastingdienst — voor BV-oprichting en aangiftes.

We verkopen je gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

7. Hoe we ze beveiligen

• SSL/TLS-versleuteling op alle webverkeer (HTTPS)
• Versleutelde opslag in onze CRM en boekhoudsoftware
• Tweestapsverificatie op accounts met toegang tot klantgegevens
• Toegang tot jouw administratie alleen voor de boekhouder die je administratie behandelt en — bij afwezigheid — een collega met dezelfde geheimhoudingsplicht
• Logging van wie wanneer iets bekeek, voor controleerbaarheid
• Regelmatige back-ups in EU-datacenters

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je een aantal rechten. Je kunt elk van deze rechten uitoefenen door een mail te sturen naar privacy@boekhoudlive.nl. We reageren binnen een maand. Voor verificatie kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen.

• Inzage — vraag op welke gegevens we van jou hebben
• Correctie — laat onjuiste gegevens aanpassen
• Verwijdering ("recht om vergeten te worden") — voor zover dat niet botst met onze wettelijke bewaarplicht
• Beperking — vraag om tijdelijke stopzetting van verwerking
• Dataportabiliteit — krijg je gegevens in een gangbaar bestandsformaat
• Bezwaar — tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Toestemming intrekken — voor nieuwsbrieven of andere optionele zaken (geldt niet met terugwerkende kracht)

Geautomatiseerde besluitvorming: we nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer of AI worden genomen. Wat Fenna in je boekhouding doet, wordt gecontroleerd door een boekhouder, en een aangifte gaat pas de deur uit na jouw akkoord.

9. Klacht indienen

Niet tevreden over hoe we omgaan met je gegevens? Vertel het ons eerst — we lossen het graag op. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen of nieuwe diensten. De huidige versie en de datum van de laatste update vind je bovenaan deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je actief via e-mail.